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IT-Projekte – Lernen im Rückblick

1.02.2017 | IT-Projekte – Lernen im Rückblick

 
Mehr-/Mindermengenabrechnung | Frühzeitig anfangen, genau die Aufgaben analysieren und mit einem kompetenten Team praxisnahe umsetzen, sind aus Sicht der Mittelhessen Netz GmbH, Netztochter der Stadtwerke Gießen, Erfolgsfaktoren für aufwendige IT-Projekte.

Die Umsetzung der Mehr-/Mindermengenabrechnung zum 1. April 2016 haben wohl viele unterschätzt: Software-Lieferanten ebenso wie IT-Dienstleister und Energieversorger. Bei manchen ruckelt die Abrechnung noch heute, bei anderen klappte es weitgehend reibungslos zum Stichtag 1.4. – woran lag das und was lässt sich daraus für zukünftige Projekte lernen? Als einer der ersten Netzbetreiber konnte Mittelhessen Netz die Mehr-/Mindermengenabrechnungen weitgehend fehlerfrei bearbeiten und versenden. „Wir waren just-in-time, doch noch am Vorabend traf sich das Projektteam und diskutierte, ob wir produktiv gehen oder nicht“, gibt Projektleiterin Birte Vermehren offen zu. Zufrieden blickt sie auf die Umsetzung zurück: „Wir hatten zum Stichtag ein produktives System, bei dem wir nur noch  wenige Nacharbeiten angehen mussten.“ Im Vergleich zu anderen Netzbetreibern, die teilweise noch heute mit der Abrechnung der Mehr-/Mindermengen Probleme haben, sei das als ein doppelter Erfolg zu werten.

Drei Grundsätze haben die Stadtwerke Gießen bei aufwendigen Projekten in der IT: Erstens wird stets eine möglichst enge Einbindung ins Tagesgeschäft gesucht. Zweitens haben ausgiebige Tests vor der Produktivsetzung einen sehr hohen Stellenwert. Und drittens verwenden die Mitarbeiter lieber etwas mehr Zeit im Vorfeld des Projekts für die analytischen und konzeptionellen Arbeiten.

Projekte der Fachabteilungen
Auch die SAP-Projekte laufen bei den Gießenern nicht als IT-Projekt, sondern bleiben in der Verantwortung der Fachabteilungen. Der Grund ist einfach: „Wir wollen einen möglichst engen Austausch zu den Kolleginnen und Kollegen, die mit der Lösung später arbeiten, zu jeder Phase des Projekts haben“, erklärt Vermehren. Das helfe bei der Umsetzung von pragmatischen Lösungen, die später in der Praxis einfach das machen, was sie sollen. Noch wichtiger sei jedoch, dass die Mitarbeiter in dem Projekt mitgenommen werden und so die Akzeptanz der neuen Lösung und eventuell neuer Workflows von Beginn an sehr hoch ist.

Dass die SAP-Projekte in den jeweils betroffenen Anwenderabteilungen angesiedelt werden, bietet auch Vorteile bei den Tests. So können schon während der Projektlaufzeit immer wieder sehr praxisnahe Tests gefahren werden. Aber auch bei den abschließenden Prüfungen sind die Mitarbeiter eng eingebunden, die im Tagesgeschäft mit den Systemen arbeiten. „Gerade bei der Einführung der neuen Software für die Mehr-/Mindermengenabrechnung der Mittelhessen Netz GmbH waren die ausführlichen Tests einer der wesentlichen Faktoren für den Erfolg“, hebt die Projektleiterin hervor. Massenläufe mit einigen tausend Kunden hätten zum Beispiel einige Fehler aufgezeigt, die bei einem anderen Vorgehen vermutlich erst im produktiven System aufgetreten wären. „So konnten wir immer wieder Fehler entdecken, die dann seitens SAP behoben werden konnten oder bei denen wir gemeinsam mit unserem IT-Partner Cortility Lösungswege entwickeln konnten. Da dies in Testumgebungen erfolgte, haben wir uns nach dem 1. April nicht nur viel Ärger, sondern auch viele Nacharbeiten durch fehlerhafte Übermittlungen erspart.“

Der Zeitfaktor war der Knackpunkt
Um die Tests fahren zu können, muss man natürlich auch die erforderliche Zeit im Projekt haben. „Eine gute Vorbereitung ist aus unserer Sicht das A&O eines solchen Projekts“, betont Vermehren. „Wir haben uns sehr intensiv mit den einzelnen Prozessen auseinandergesetzt und so konnten wir schon zu Beginn des Projektes sehr genau abschätzen, was auf uns inhaltlich zu kommt.“ Bereits mit der Veröffentlichung der Prozessbeschreibung der Verbände im Oktober 2014 begannen die Planungen bei Mittelhessen Netz. Im Dezember 2014 traf Cortility die notwendigen Vorbereitungen um die erforderlichen Daten für die Mehr-/Mindermengenabrechnung zur Verfügung zu haben. Im Sommer 2015 fielen zwei wichtige Entscheidungen: erstens, dass die Umsetzung auf Basis des SAP-Standards erfolgen und zweitens, dass Cortility dabei der IT-Partner sein sollte. Die konkrete Einführung hing dann von der Verfügbarkeit der SAP-Pakete ab: „Wir waren eigentlich davon ausgegangen, dass SAP im September 2015 die Lösung – wie angekündigt – komplett ausliefert. Doch wir mussten feststellen, dass nur die Standards fertig waren und gerade die Sonderfälle noch nicht liefen“, berichtet Vermehren.

Grundsätzlich folgten die Stadtwerke Gießen der Empfehlung von Cortility, die Fehler möglichst von SAP beheben zu lassen. „Wir haben versucht, so wenig wie möglich vorhandene Fehler durch individuelle Ausprägungen des Systems bei den Stadtwerken Gießen zu beseitigen – statt die Symptome zu kurieren, haben wir lieber die Fehler-Ursachen von SAP bereinigen lassen“, berichtet Cortility-Geschäftsführer Klaus Nitschke. Dies entspreche der Philosophie von Cortility: Möglichst dicht am SAP-Standard zu bleiben, hat mittel- und langfristig den Vorteil, effizienter und kostengünstiger zu sein. Natürlich bedeute dies Vorgehen für seine Mitarbeiter zusätzlichen Stress bei näher rückendem Produktivsetzungstermin. „Wir mussten eben häufig auf die neuen Versionen von SAP warten, haben dann wieder mit Tests begonnen, das Customizing gemacht und dann die Software bei den Stadtwerken Gießen in die Systeme für Tests eingespielt. Zeitlich hingen wir so immer von SAP ab und konnten wenig zur Beschleunigung des Projekts beitragen.“